Die deutschen Botschaften und Konsulate legalisieren in jedem Jahr weit mehr als 10.000 ausländische Urkunden. Durch die Legalisation wird es möglich, daß eine ausländische öffentliche Urkunde in Deutschland wie eine inländische öffentliche Urkunde behandelt wird (vgl. § 438 Absatz 2 der Zivilprozeßordnung).
Für Urkunden aus vielen Staaten ist eine Legalisation nicht erforderlich oder sie wird durch die "Haager Apostille" oder eine sonstige Beglaubigung ersetzt. Hinweise zu diesen internationalen Übereinkommen finden Sie auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes unter dem Stichwort Internationaler Urkundenverkehr.
Nähere Auskünfte zum Legalisationsverfahren erteilt die jeweils zuständige deutsche Auslandsvertretung, deren Anschrift unter Länderinformationen  die Sie auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes finden. Nachfolgend einige allgemeine Erläuterungen zur Legalisation: 

Legalisation auf Antrag
Die Legalisation wird durch einen Konsularbeamten vorgenommen. Rechtsgrundlage seiner Tätigkeit ist § 13 des Konsulargesetzes, in dem es unter anderem heißt: " Die Konsularbeamten sind befugt, die in ihrem Amtsbezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden zu legalisieren. ...Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist. ...Die Legalisation wird durch einen auf die Urkunde zu setzenden Vermerk vollzogen."

Die Konsularbeamten sind dazu berufen, am Schutz des Urkundenverkehrs im Inland mitzuwirken und das Vertrauen in die Zuverlässigkeit amtlicher Bescheinigungen zu schützen.

Legalisiert werden öffentliche, nicht aber private Urkunden wie Testament, Vollmacht oder Kaufvertrag. Wenn eine Urkunde über private Rechtsverhältnisse von einem ausländischen Notar oder einer ausländischen Behörde beurkundet worden ist, ist eine öffentliche Urkunde entstanden. Der deutsche Konsularbeamte kann dann die Echtheit von Unterschrift und Siegel des Notars bzw. des ausländischen Beamten bestätigen. Übersetzungen gelten als Sachverständigenleistungen, nicht als öffentliche Urkunden. Daher können Übersetzungen nicht legalisiert werden.

Legalisiert wird auf Antrag. Jede Privatperson, die eine sie betreffende ausländische Urkunde im Inland benötigt, kann einen solchen Antrag stellen. In der Praxis sind es deutsche Behörden, die auf die Legalisation durch eine deutsche Auslandsvertretung Wert legen, nämlich dann, wenn sie über einen Antrag zu entscheiden haben, bei dem es auf die Echtheit einer ausländischen Urkunde ankommt, z.B. auf die Echtheit einer Geburts-, Heirats- oder Examensurkunde. Die ausländischen Urkunden müssen für eine Legalisation im Original vorgelegt werden; Kopien genügen auch dann nicht, wenn sie beglaubigt sind.

In den meisten Staaten ist die Legalisation von Urkunden nur möglich, wenn sie zuerst durch das Außenministerium oder andere Behörden des Ausstellerstaates vorbeglaubigt worden sind. Wenn eine Vorbeglaubigung der Urkunden erforderlich ist, so wenden Sie sich bitte unmittelbar an die hierfür zuständige Stelle. Die deutschen Auslandsvertretungen können nur in besonderen Ausnahmefällen die Vorbeglaubigung selbst einholen; für Angehörige des Empfangsstaates dürfen sie grundsätzlich nicht tätig werden.

Der Antrag auf Legalisation von Urkunden ist unmittelbar bei der zuständigen Auslandsvertretung einzureichen. Dies kann durch ordnungsgemäß Bevollmächtigte vor Ort oder auch durch Übersendung der Urkunden von Deutschland aus erfolgen.

Eine Weiterleitung von Anträgen und Urkunden durch das Auswärtige Amt ist nicht möglich. Der Kurierweg zwischen dem Auswärtigen Amt und seinen Auslandsvertretungen dient ausschließlich der sicheren Beförderung der amtlichen Korrespondenz gemäß den Wiener Übereinkommen über diplomatische bzw. konsularische Beziehungen. Der amtliche Kurierweg kann daher von Privatpersonen nicht in Anspruch genommen werden. Soweit der Postweg nicht zuverlässig erscheint, sollten private Kurierdienste (z.B. DHL, TNT, UPS u.a.) beauftragt werden. Die Standesämter und Oberlandesgerichte wurden über diese Verfahrensweise unterrichtet.

Die Konsularbeamten lehnen die Legalisation ab, wenn die vorgelegte Urkunde gefälscht ist.

In einer wachsenden Zahl von Ländern werden den deutschen Auslandsvertretungen äußerlich echte aber inhaltlich falsche Urkunden zur Legalisation vorgelegt. Dort überprüfen die Konsularbeamten auch, ob der bescheinigte Sachverhalt tatsächlich zutrifft. Dies verursacht Zeit- und Kostenaufwand. Hinsichtlich der Kosten gilt wie im Inland der Grundsatz, daß sie vom Verursacher, also dem Antragsteller, zu tragen sind. Neben der Verwaltungsgebühr für die Legalisation (DM 20-40 pro Urkunde) kann daher ein Kostenvorschuß bis zu einigen hundert DM für die Auslagen erhoben werden. Sie sind auch dann zu zahlen, wenn die Legalisation abgelehnt wird, weil die Urkunde sich als falsch erwiesen hat. Über den Kostenvorschuß wird abgerechnet. Grundlage für die inhaltliche Kontrolle der ausländischen Urkunden ist §4 des Beurkundungsgesetzes. Danach sind Beurkundungen abzulehnen, wenn mit der Urkunde "erkennbar unerlaubte oder unredliche Zwecke verfolgt werden." Dies ist anzunehmen, wenn die Urkunde inhaltlich falsch ist, also einen Tatbestand bescheinigt, der nicht wirklich vorliegt. 

Prüfung von Urkunden im Rahmen der Amtshilfe für inländische Behörden
Da das Personenstands- und Urkundenwesen in bestimmten Staaten gravierende Mängel aufweist und die Urkunden auch dort keinen öffentlichen Glauben genießen, hat es sich als notwendig erwiesen, dort vorerst keine Legalisation mehr vorzunehmen. Die deutschen Auslandsvertretungen müssen daher in diesen Ländern Anträge auf Legalisation von Urkunden (Bescheinigungen, affidavits) ablehnen und die Urkundsinhaber unmittelbar an die für ihr Anliegen (z.B. Anmeldung zur Eheschließung, Anlegung eines Familienbuchs o.ä.) zuständige inländische Behörde verweisen.

Wenn Urkunden bei einer inländischen Behörden vorgelegt werden sollen und Zweifel am Beweiswert der Urkunden oder der Identität des Inhabers bestehen, so kann die Vorlagebehörde die deutsche Auslandsvertretung um Prüfung des Sachverhalts und Stellungnahme bitten. Bei der, oftmals schwierigen Feststellung der Tatsachen entstehen Kosten, die von dem Urkundsinhaber zu erstatten sind. Die inländische Behörde, zumeist das Standesamt, wird normalerweise den Urkundsinhaber bitten, zunächst eine Sicherheitsleistung für die zu erwartenden Kosten zu hinterlegen. Die Urkunden und die Stellungnahme der Auslandsvertretung wird anschließend der ersuchenden Behörde übersandt. Um dem Urkundsinhaber die spätere Verwendung seiner Urkunde bei anderen Behörden zu erleichtern und um unnötige weitere Prüfungen zu vermeiden, wird der Urkunde ein entsprechender Hinweis beigeheftet.

Diese Verfahrensänderung betrifft Urkunden aus den folgenden Staaten: Bangladesh, Benin, Côte d'Ivoire, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Indien, Kamerun, Kongo (Demokratische Republik), Liberia, Niger, Nigeria, Pakistan, Philippinen, Ruanda, Senegal, Sierra Leone, Vietnam.

Nähere Auskünfte über die Anmeldung zur Eheschließung und die Prüfung ausländischer Urkunden erteilen die Standesämter. Einige grundsätzliche Informationen zu thai-deutsche Eheschließung finden Sie unter www.werner-reichert.de/thailand/visa-ehe.htm. und www.werner-reichert/thailand/visa-nat.htm.

Allgemeiner Hinweis:
Dieses Information sind auf den „Normalfall" zugeschnitten. Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass im Einzelfall Abweichungen möglich sind. Angaben ohne Gewähr.

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